Yhteistyö perintätoimiston kanssa asiakkaiden laskuasioiden hoidossa

Asiakaspalvelun selkeyden ja sujuvuuden takia on tärkeää, että asiakas tietää, mitkä asiat hoidetaan toimeksiantajan, eli alkuperäisen laskuttajan, kanssa ja mitkä Finvoicerin kanssa.

Finvoicerin tavoitteena on hoitaa kaikki asiakassuhteet laadukkaasti, joten haluamme tehdä asioinnista mahdollisimman sujuvaa ilman turhaa ohjaamista taholta toiselle. 

Alkuperäisen laskuttajan rooli laskutuksessa

Alkuperäinen laskuttaja on vastuussa laskujen lähettämisestä, itse sopimuksista, esimerkiksi työn laadusta ja niihin liittyvistä asioista, kuten:

• Laskujen sisältö ja erittelyt, laskurivit
• Sopimusmuutoksiin liittyvät tiedustelut
• Maksuaikataulujen muutokset ennen eräpäivää
• Laskujen oikaisut tai hyvityspyynnöt, reklamaatiot

Asiakkaiden kysymykset näistä aiheista on hyvä ohjata suoraan alkuperäiselle laskuttajalle, jotta voidaan varmistaa, että sopimusten ja laskutustietojen perusteet ovat kunnossa.

Varmistathan, että omissa yhteystiedoissasi ja kirjeissäsi on selvästi nähtävissä yhteystiedot, joihin asiakas voi olla yhteydessä silloin kun on kyse laskun maksamiseen ja laskuttamiseen sekä sopimukseen liittyvissä asioissa.

Perintätoimiston asiakaspalvelun rooli maksuvalvonnassa

Finvoicer vastaa maksamattomien laskujen käsittelystä ja maksamisen järjestelyistä, kuten:

• Maksuhuomautusten ja -vaatimusten lähettäminen
• Maksusopimusten laatiminen ja maksusuunnitelmat
• Eräpäivän siirrot eräpäivän jälkeen
• Perintään, maksuviiveisiin liittyvät tiedustelut ja oikeudellisen perinnän jatkotoimet
• Reklamaatioiden välittäminen asiamiesasemassa

Jos asiakkaan kysymykset liittyvät maksun suorittamiseen, erääntyneiden laskujen hoitamiseen tai maksusopimusten tekemiseen, voi asiakkaan ohjata ottamaan yhteyttä suoraan Finvoicerin asiakaspalveluun.

Voit lisätä esimerkiksi kirjeisiisi maininnan siitä, että maksuvalvontaan liittyvissä asioissa asiakas voi olla suoraan yhteydessä Finvoicerin asiakaspalveluun.

Miten selkeyttää asiakkaiden asiointia?

Jos asiakkaasi kysymyksissä yhdistyy eri aiheita (esim. sopimusmuutokset ja perintä), suosittelemme seuraavaa:

1. Kerro asiakkaallesi, että alkuperäisenä laskuttajana hoidat laskutukseen ja sopimuksiin liittyvät asiat
2. Ohjaa mahdolliset maksamiseen ja perintään liittyvät kysymykset Finvoicerille maksuvalvontaan
3. Varmista, että viestinnässä ovat mukana ne tahot, joille asia kuuluu. Esimerkiksi sähköpostin vastaanottajana on sekä Finvoicer että asiakkaasi. 
4. Päivitä yrityksesi yhteystiedot ja asiakasohjeet niin, että niissä on selkeästi kerrottu:
• Mitkä asiat hoituvat teidän kauttanne
• Mitkä asiat hoituvat Finvoicerin kautta

Mikäli kaipaatte tukea tai vinkkejä asiakkaan tarkempaan ohjeistamiseen, autamme mielellämme!